YAMINA HASNI

Apa sih yang pertama terpikir di kepala ketika mendengar kata “SISTEM”?

Saya sering kali melihat banyak orang yang merasa cemas, tegang, dan enggak nyaman ketika membahas soal cara berpikir sistem atau cara menjalankan suatu organisasi/bisnis dengan sistem yang sarat keteraturan. Kayaknya, bicara sistem berarti bicara mengenai sesuatu yang rigid, kaku, dan segala hal jadi ribet karena harus pakai flow yang saklek.

Saya juga tadinya begitu, kok. Rasanya enggan banget kalau harus menggunakan sistem untuk menjalankan sesuatu. Rasanya seperti “Kalau kebanyakan aturan, kan jadinya kepengen melanggar…” Lalu selain itu, hal lain yang nyangkut di kepala juga adalah: “Sistem” kayaknya bukan match-nya koneksi ya? Koneksi kan manis, hangat, penuh pengertian, dan menguatkan hubungan. Sementara sistem kan kaku, apa bisa masuk dengan koneksi?

Pelajaran Pertama soal Sistem

Seperti biasa, menjalankan peran sebagai ibu di rumah itu adalah kelas pertama Yasmina. Awalnya semua emang berjalan ya gitu aja go with the flow, gimana arah angin berhembus aja. Jadwal anak-anak, jadwal kegiatan rumah tangga, urusan ART dan sopir, semuanya berjalan begitu aja, baru dipikirin kalo udah kejadian.

Sampai akhirnya semua hal membuat saya overwhelmed. Saya bingung karena semua hal numpuk jadi satu di waktu yang sama, bikin semua kayak tabrakan, karena ada banyak sekali mobil yang sedang balapan di sirkuit yang sama. Lah gimana sik ngejalanin hidup kalau kaya begini? 

Akhirnya saya berusaha mengingat-ingat apa ya yang dulu dilakukan mama. Kok kayaknya dulu hidup saya anteng banget waktu kecil, padahal mama kan kerja dari pagi sampai sore. Tapi saya itu dibesarkan di sebuah ekosistem yang cukup secure dengan kegiatan yang bisa diprediksi setiap harinya, jadi saya enggak panik.

OH, INI YA YANG NAMANYA SISTEM!!

Akhirnya saya coba deh bikin sebuah sistem di rumah. Misalnya, melakukan kesepakatan dengan anak-anak: apa sih tujuan hidup mereka, apa yang ingin mereka lakukan supaya bisa mencapai tujuan hidup tersebut? Lalu kira-kira, kebiasaan apa yang harus dilakukan supaya bisa membantu tujuan tersebut agar mudah tercapai? 

Maka kita menyepakati Northern Star goal, supaya mereka juga tahu, buat apa sih Allah ngasih mereka napas tiap hari? Masa, go with the flow aja? Ini hidup lho, bukan satu hari bersama Paman Gembul! Selain sama anak-anak, saya juga bikin sistem buat para pekerja di rumah. Karena kan basically kerjaan paling hectic terjadi di pagi hari, saat semua orang sibuk siap-siap berangkat kerja dan sekolah.

Setelah itu, baik ART maupun sopir biasanya bingung mau ngapain. Lalu akhirnya yang terjadi adalah: nunggu arahan. Sementara home owner-nya jadi kesel dan merasa karyawannya enggak punya inisiatif. Kalimat yang paling sering keluar dari ibu-ibu tuh “Ah apa-apa masih harus disuruh, enggak bisa mikir”

Iya lah, kan dia bingung kalau gak diajarin kerja dalam sistem yang jelas, sehingga dia bisa ngatur waktunya sendiri agar goal tugasnya bisa tercapai. Jadi, gue bikinin tabel yang isinya: Tugas rutin harian-mingguan-dua mingguan-bulanan-dua bulanan. Nah, jadi ada pekerjaan-pekerjaan seperti mengganti seprai, mengganti gordyn, membersihkan kamar mandi, atau membersihkan gudang bawah tangga yang saya atur waktu pengerjaannya.

Jadi, sejak awal mereka bekerja, mereka udah tahu nih setiap hari mereka harus ngapain. Mekanisme belanja dan masak, misalnya, setiap Jumat, Mbak akan bikin rekap isi kulkas dan dapur untuk ngasih tahu saya apa aja bahan yang masih ada dan yang habis (maka harus belanja). Setelah itu, saya akan bikin menu dan list belanja untuk satu pekan ke depan. Saya belanja setiap hari Sabtu. Setelah belanja, menunya saya kirim ke Mbak. Nanti dia akan mengatur waktunya sendiri.

Setelah ada sistem, baik ART maupun sopir jadi tumbuh inisiatifnya. Misalnya, ngasih tahu bahwa kulkas butuh tambahan tupperware untuk menyimpan bahan ini dan itu, atau ngasih tahu bahwa tempat kompos kurang karena belakangan sisa buah dan sayur makin banyak. Bisa juga dengan ngasih tahu bahwa pet carrier udah pada jelek. Inisiatifnya mau diusahakan dicat dulu.

Keren kan?

Iya, memang kalau untuk ART dan sopir saya gak banyak bikin kesepakatan di awal, seperti sama anak-anak. Namun seiring sejalan mereka melaksanakan sistem yang saya bikin, mereka akan menyampaikan masukan-masukan. Misalnya “Nyak, mendingan bersihin kamar mandi tu langsung aja semuanya di satu hari, tapi ga ada tugas tambahan lain, jadi ditukar aja, soalnya kalau dipisah hari malah jadi susah ngerjainnya”

HIDUP JADI JAUH LEBIH MUDAH dan saya jadi bisa fokus mengerjakan hal-hal yang harus saya kerjakan. Iya, betul, saya jadi gak tahu isi kulkas detail, tapi kenapa saya harus tahu detail? Kan itu jobdesc si mbak, saya bisa tinggal tanya aja dan dia harus bisa kasih reportnya ke saya. Delegasi itu gapapa kok. Basically, saya enggak terlalu suka ngatur orang. Sukanya kerja sama.

Pelajaran kedua soal sistem

Krisis 2023 dan 2025 adalah guru terbesar yang mengajarkan bahwa sistem harus diterapkan dengan baik di AKAR. Karena makna koneksi yang hangat dan manis yang tadinya ada di kepala saya itu sebetulnya kurang tepat jika dilakukan tanpa boundaries. Iya, boundaries, bukan barrier, bukan birokrasi, bukan kontrol. 

Krisis dari orang-orang yang tadinya saya percaya sepenuh hati ternyata jadi kurang tepat karena saya memberikan rasa sayang tanpa batasan, sehingga kedua orang ini melewati batasan hubungan antarmanusia dengan melanggar etika dan nilai. Hal ini bisa terjadi karena sistemnya rapuh dan enggak dilakukan dengan baik. Akhirnya justru yang terjadi adalah kekacauan, bukannya membangun koneksi yang erat, malah relationship breakdown di sana dan di sini. 

Belajar dari sistem yang paling sederhana di rumah, saya expand ke sistem yang lebih kompleks di AKAR. Terciptalah lima lapisan arsitektur sistem yang kami manfaatkan dan hingga kini masih terus diupayakan supaya bisa benar-benar efektif dalam penerapannya. 

Apa aja sih lima layer itu?

Layer 1: Curriculum System (The “What” and “How”)

Semua harus dilandasi kerangka kurikulum lima akar pertumbuhan kami yang sebetulnya awalnya memang dibuat hanya untuk anak usia dini sejak usia 3 bulan sampai 6-7 tahun. Namun, ketika harus membuat sistem “penilaian” kompetensi dan kinerja karyawan, kami menggunakan landasan lima akar pertumbuhan juga sebagai dasar utama. 

Inilah fondasi kami: apa yang dialami anak-anak dan bagaimana para pendidik memfasilitasi mereka.

• Akar Diri (identitas, kemandirian, literasi emosi)
• Akar Hubungan (kelekatan, empati, kolaborasi)
• Akar Belajar (rasa ingin tahu, kreativitas, berpikir kritis)
• Akar Budaya (nilai-nilai Indonesia, kewarganegaraan global, kebanggaan budaya)
• Akar Bumi (keberlanjutan, koneksi dengan alam, aksi iklim)

Karena, setelah dijalani, kurikulum berbasis koneksi justru membutuhkan LEBIH BANYAK struktur.

Kebebasan sejati membutuhkan batasan yang dipikirkan dengan matang. Sebab kita semua tahu, anak-anak tidak berkembang dalam kekacauan; mereka berkembang di lingkungan ketika struktur yang jelas menciptakan ruang untuk eksplorasi yang autentik.

Layer 2: Quality Standards (The “Measure”)

Kita enggak bisa memperbaiki hal-hal yang enggak terukur, sepakat. Tapi apa yang harus diukur ketika targetnya adalah koneksi? Iya, paham banget kok namanya menyelenggarakan institusi pendidikan dan pengasuhan, tentu keselamatan dan kesehatan jadi hal utama. Karena itu harus juga mengukur lingkingan fisik, dan kualifikasi staf, misalnya. 

Tapi kami juga tahu: kepatuhan enggak sama dengan kualitas. Kalau kami hanya mengikuti standar yang umum dan diterapkan oleh institusi pendidikan dan pengasuhan pada umumnya, maka kami bisa mencentang setiap kotak, namun pada akhirnya tetap menjalankan sebuah lembaga yang mematikan jiwa.

Maka kami mengembangkan kerangka pengukuran paralel kami sendiri: Tiga Cuaca Kualitas.

Cuaca 1: Kualitas Struktural (hal-hal yang terukur)

• Rasio staf terhadap anak
• Keselamatan lingkungan fisik
• Kelengkapan dokumentasi kurikulum
• Protokol kesehatan dan gizi

Cuaca 2: Kualitas Proses (hal-hal relasional)

• Interaksi yang hangat dan responsif (diukur melalui observasi)
• Tingkat keterlibatan anak-anak
• Kualitas kemitraan keluarga-pendidik
• Pola kolaborasi pendidik

Cuaca 3: Kesehatan Sistem (hal-hal ekosistem)

• Retensi dan kepuasan staf
• Internalisasi nilai (bukan sekadar kepatuhan)
• Pemecahan masalah tanpa bergantung pada kepemimpinan
• Inovasi yang muncul dari tim

Sistem ini tidak hanya mengukur apakah kami mengikuti aturan. Ia mengukur apakah kami mencapai apa yang seharusnya dilindungi oleh aturan-aturan itu: anak-anak yang berkembang dalam hubungan yang penuh kasih.

Layer 3: Operational SOPs (The “Daily Practice”)

Saya paham banget, bahwa di sinilah kebanyakan organisasi kehilangan jiwanya. Prosedur menjadi checklist yang enggak bernyawa. Formulir menggantikan pemikiran. Kepatuhan menggantikan kepedulian.

Nah, karena itulah kami merancang prosedur sebagai ritual yang mewujudkan value kami.

Misalnya SOP pagi hari di Roots

Versi Kepatuhan (yang dilakukan kebanyakan lembaga):

• Orang tua menandatangani kehadiran anak
• Staf memeriksa kesehatan anak
• Anak diarahkan ke kelas
• Orang tua pergi

Versi AKAR (ritual koneksi):

• Penyambutan di pintu (kontak mata, menyebut nama anak, obrolan singkat dengan orang tua)
• Ritual transisi (anak memilih benda kenyamanan atau kegiatan pagi)
• Pengecekan emosi (guru menilai kondisi anak, bukan sekadar kesehatannya)
• Kemitraan dengan orang tua (pertukaran bermakna 30 detik tentang kebutuhan anak hari ini)
• Perpisahan yang perlahan (anak yang menentukan tempo, tidak dipaksakan)
• Foto keluarga yang terlihat (pengingat fisik tentang koneksi dengan rumah)

Keduanya adalah “prosedur”, tapi yang satu mengelola logistik. Sementara yang satu lagi membangun keamanan kelekatan. Bedanya? Niat. Setiap langkah dalam SOP kami menjawab pertanyaan: Bagaimana hal ini bisa melayani koneksi?

Layer 4: Technology Infrastructure (The “Amplifier”)

Saya lihat dari banyak kejadian, kebanyakan EdTech gagal melayani organisasi berbasis kepedulian karena dirancang oleh teknolog untuk administrator.

Sementara, ketika AKAR membangun app, yang bikin konsepnya adalah saya dan tim yang menjalankan kegiatan harian di AKAR.  MYROOTSY ada karena kami lelah dengan alat-alat yang sekadar mengukur capaian anak-anak, alih-alih melihat mereka. Atau sekadar mengawasi kinerja pendidik alih-alih mendukung mereka. Juga hanya melaporkan kepada orang tua alih-alih bermitra dengan mereka.

Maka akhirnya, MyRootsy membantu para pendidik dengan dokumentasi pembelajaran anak yang sudah tersinkronisasi dengan kurikulum lima akar pertumbuhan. Membantu orang tua dengan menguatkan koneksi lewat pengalaman anak (bukan sekadar daftar aktivitas aja). MyRootsy juga memberikan visibilitas terhadap seluruh sistem tanpa harus melakukan kontrol mikro, dan tentunya membantu terwujudnya transparansi karena semua orang melihat informasi yang sama, dan terintegrasi karena lima lapisan sistem terhubung.

Kami memperlakukan teknologi sebagai pelayan, bukan tuan.

Layer 5: Cultural System (The “Soul”)

Inilah lapisan yang paling sulit disistematisasi karena budaya terasa tak terukur. Tapi kalau enggak disistemasi, budaya akan menjadi apa pun yang dibentuk oleh orang paling bersuara. Di AKAR, budaya kami adalah gotong royong, bukan sebagai hiasan, tapi sebagai sistem pengoperasionalan. Bagaimana kami mensistematisasi budaya:

Proses Internalisasi Nilai (bukan sekadar poster “nilai-nilai kami”):

• Pendalaman satu nilai setiap triwulan (T1 2025: Koneksi)
• Pengumpulan cerita (staf berbagi momen ketika mereka melihat nilai itu dihidupi)
• Analisis studi kasus (menelaah dilema nyata melalui lensa value)
• Penciptaan ritual (merancang praktik yang mewujudkan value)
• Struktur akuntabilitas (umpan balik sejawat yang lembut ketika value dilanggar)

Gotong Royong dalam Praktik:

• Pendidik saling menggantikan tanpa perlu izin hierarkis
• Staf dapur membantu dalam krisis keluarga tanpa “itu bukan tugasku”
• Masalah diselesaikan bersama-sama, tidak dieskalasi kepadaku

Maka, seperti yang saya rasakan di rumah juga, wow, ketika ada masalah terjadi, orang-orang tidak saling menyalahkan. Mereka justru berkumpul dan berupaya untuk sama-sama mencari, bukan “Ini salah siapa?” tapi “Apa yang kita butuhkan?”

Mengambil Pelajaran dari Ujian

Namanya lyfe, ya kan? Ujian mah akan selalu ada, yang penting bisa selalu belajar dari kesalahan-kesalahan yang pernah terjadi. Di saya, belajarnya jadi butuh biaya BESAR BANGET. Tapi ya, mungkin nantinya juga dampak dari hal-hal yang kami lakukan bisa jadi besar banget untuk manusia se-Indonesia. 

Paham sih bahwa tekanan pertumbuhan bisnis akan selalu mendorong pada ekonomi skala, dalam bentuk: jumlah siswa yang banyak, diefisienkan dengan lebih sedikit pendidik, kemudian menggunakan prosedur umum yang terstandar, supaya biaya lebih rendah.

Sayangnya, koneksi tidak berskala melalui efisiensi. Ia berskala melalui sistem. AKAR sengaja tumbuh perlahan. Kami menolak untuk berkembang lebih cepat dari yang bisa ditangani oleh sistem kami, karena kami tahu: jalan pintas dalam sistem = korban dalam koneksi.

Kami juga menyadari bahwa sistem seharusnya tidak terpisah dari budaya. Saya enggak percaya sih sama sistem perekrutan untuk “efisiensi” karena ini biang utama yang bikin budaya memburuk.Saya yakin sistem enggak netral karena pada dasarnya sistem membentuk perilaku. Jika sistem rekrutmen hanya mengoptimalkan untuk kredensial dibandingkan dengan values, saya akan mendapatkan orang-orang berkredensi tanpa keselarasan nilai. Jika sistem evaluasi lebih sibuk mengukur tugas dibandingkan dengan hubungan, maka saya akan mendapat penyelesaian tugas yang tidak terkoneksi.

Pendekatan kami: Setiap sistem secara eksplisit melayani values kami. Makanya, bagi saya, yang penting adalah membangun sistem yang bermakna, bukan sistem yang (sekadar) mengontrol. Karena kita kan bukan robot, kenapa dikontrol tapi menjalaninya tanpa makna?

Ngobrolin soal sistem gini, jadi penasaran gak? Apa sih sistem yang bermakna dan sistem yang mengontrol itu?

Nanti ya saya tulis di seri soal sistem berikutnya…